En el post de hoy y a lo largo de los próximos días comentaré algunas reglas que, bajo mi punto de vista, se deberían seguir a la hora de hacer presentaciones o de comunicar ideas en público. Estas reglas provienen tanto de la lectura de algunos libros como de mi experiencia personal.
Comentaba hace ya un tiempo las 8 reglas fundamentales para que todas las personas de una organización se sintieran parte del sistema de gestión de la innovación en las organizaciones. De todas ellas una parte que considero especialmente importante en el proceso es la relativa a la comunicación de las ideas que subrayo a continuación:
"5.- Realizar reuniones de este comité de forma frecuente, con fechas conocidas por todos con antelación, dando unos minutos a cada idea para permitir que estas puedan ser refinadas y mejoradas entre todos. Idealmente estas reuniones deberían estar moderadas de forma estricta para que no se produzcan ataques en contra de las mismas."
Es decir hablaba de la importancia de dedicar un tiempo dentro del proceso a que cualquier persona pudiera presentar sus ideas ante un grupo de personas predispuestas a escucharla y a hacer aportaciones para su mejora. Pero, como todos sabemos, esta no es la única situación en la que podemos encontrarnos para presentar nuestras ideas, esta situación puede repetirse cuando tenemos frente a nosotros un grupo de personas dispuestos a invertir en una idea o proyecto, cuando queremos presentar el resultado de un proyecto, cuando necesitamos compartir nuestro conocimiento sobre una materia, en definitiva en múltiples y variadas ocasiones. Por lo tanto es muy importante tener claro cómo actuar y qué hacer para que esta comunicación resulte más efectiva y amena para todos incluyendo al comunicador como al oyente.
Además de lo anterior, desde hace unos años cada vez más se va imponiendo con más fuerza la llamada "charla de ascensor" (elevator pitch) a la hora de comunicar una idea para su evaluación, clasificación, etc. Disponemos de muy pocos minutos para llegar al corazón de nuestro auditorio y hacer que este se sienta tentado con la idea de conocer más sobre la idea. Un libro en el que se puede leer más sobre estas técnicas de exposición y que además resulta ameno de leer es el excelente libro de Guy Kawasaky:"The art of Start", donde se dan una serie de normas básicas que deberían ser seguidas por todos aquellos que se enfrenten a un auditorio lleno de potenciales inversores.
Las reglas que expongo a continuación sirven para todo tipo de presentaciones, y tal y como he comentado al principio del post, vienen de diferentes fuentes, tanto literarias como de mi propia experiencia personal:
1.- Explicar en el primer minuto de exposición qué es lo que hacemos o lo que resolveremos con nuestra idea. Es decir, explicar de qué vamos a hablar durante el resto de la charla. Este es un aspecto muy importante pues solamente logramos mantener la atención escuchando a alguien durante un periodo muy corto de segundos, luego pensamos en nuestras cosas y volvemos al objeto de la charla. Si no hemos logrado concretar el objeto de la misma la persona volverá cuando desconecte y no sabrá sobre qué estamos hablando. (G.Kawasaky)
2.- Repetir varias veces los conceptos clave que queramos transmitir. Tal y como hemos comentado en el punto anterior las personas desconectamos y conectamos de lo que está diciendo el ponente cada pocos segundos, por lo tanto es conveniente el ir recalcando los puntos importantes que queremos destacar.
3.- Intentar adelantarnos a lo que el auditorio puede estar preguntándose. Según comenta Kawasaki en su libro debemos centrarnos en proporcionar a las aseveraciones que vayamos haciendo un por qué hacemos esto y poner un ejemplo claro. (G.Kawasaky)
4.- No suponer que el auditorio sabe de lo que hablamos. Esto es un error muy frecuente. Suponer que todos los que nos escuchan saben de qué estamos hablando y por lo tanto utilizar terminología propia del área sin aclararla adecuadamente, presuponer un conocimiento previo, etc. Esto a lo que puede dar lugar es a que, nuevamente, la persona que atiende a la charla desconecte cuando empiece a verse superado por los conceptos, términos, etc.
5.- Dar la información necesaria, ni mucha ni poca. Desgraciadamente tenemos un límite de asimilación de conceptos. Normalmente las presentaciones se dan en un contexto en el que hay otros ponentes que han ido antes que nosotros y por lo tanto la nuestra será una más entre otras y al final de nuestra presentación quizá solamente quede el recuerdo de lo que decíamos al final de la misma. Por lo tanto es muy importante seleccionar bien los mensajes que queremos transmitir y remarcarlos tal y como decíamos en la regla 2.
Como vemos son muchas las cosas que parece que tenemos que tener en cuenta a la hora de hacer una buena presentación, pero si vemos estas primeras reglas de hoy, podemos llegar a la conclusión de que son de sentido común. Nuevamente se impone la máxima de la simplicidad y del sentido común.
El próximo día continuaremos con la reflexión y con nuevas reglas para hacer nuestras presentaciones más interesantes y amenas.
Mientras tanto:
¿Se te ocurren cosas importantes a tener en cuenta para realizar una buena presentación o comunicación de ideas?
¿Has leido algún libro o asistido a alguna charla que consideres especialmente interesante sobre este tema? ¿Podrías proporcionar referencias?
